Ga naar hoofdinhoud

Documenten uploaden

Na de onboarding blijft het nodig om periodiek documenten te uploaden en bij te werken. Deze pagina beschrijft het beheer van documenten na de eerste registratie.

Documenten overzicht

Document overzicht​

Ga naar Documenten in het zijmenu voor een overzicht van al uw documenten.

Het overzicht toont:

  • Document naam
  • Type document
  • Upload datum
  • Status (In behandeling / Geverifieerd / Afgekeurd)
  • Gekoppelde laadpaal (indien van toepassing)

Nieuw document uploaden​

  1. Ga naar Documenten > Uploaden
  2. Selecteer het document type
  3. Upload het bestand op een van de volgende manieren:
    • Drag & drop — Sleep het bestand naar het uploadvak
    • Klik om te bladeren — Klik op het uploadvak om een bestand te selecteren
    • Camera (mobiel) — Maak direct een foto met uw camera
  4. Ondersteunde formaten: PDF, JPG, JPEG of PNG (max 20 MB)
  5. Koppel aan laadpaal indien relevant
  6. Klik op Uploaden

Wanneer documenten uploaden?​

Jaarlijks​

  • Jaarafrekening - Upload jaarlijks uw nieuwe energieafrekening

Bij wijzigingen​

  • KVK-uittreksel - Bij wijzigingen in uw bedrijfsgegevens
  • Netbeheerder contract - Bij wijziging van contract

Bij nieuwe laadpaal​

  • Laadpaal specificatie - Voor elke nieuwe laadpaal
  • MID-certificaat - Indien de laadpaal MID-gecertificeerd is
  • Foto laadstation - Foto van het laadstation
  • Foto serienummer - Foto van het serienummerplaatje

Aanvullende documenttypes​

  • Laadtransacties - Export van uw laadapp (CSV/Excel)
  • Kadaster verklaring - Eigendomsverklaring
  • Kwartierdata - Kwartierwaarden energieverbruik
  • Geen groene certificaten - Verklaring dat geen groene certificaten zijn afgegeven
  • Geen exploitatiesubsidie - Verklaring dat geen exploitatiesubsidie is ontvangen

Document vervangen​

Als een document verouderd is of moet worden vernieuwd:

  1. Upload het nieuwe document
  2. Het oude document wordt automatisch gearchiveerd
  3. Wacht op verificatie van het nieuwe document

Afgekeurde documenten​

Wanneer een beheerder uw document afkeurt, ontvangt u een e-mail met de reden van afkeuring. Het afgekeurde document wordt niet verwijderd — zowel het bestand als de registratie blijven bewaard in uw account. U kunt het afgekeurde document dus altijd nog terugvinden in uw documentoverzicht.

Veelvoorkomende redenen voor afkeuring​

  • Document is onleesbaar of onscherp
  • Informatie komt niet overeen met uw registratie
  • Document is verlopen of te oud
  • Onjuist document type geüpload
  • Niet alle pagina's zijn aanwezig

Wat moet ik doen?​

  1. Bekijk de afkeuringsreden in uw documentoverzicht of in de ontvangen e-mail
  2. Upload een nieuw, correct document dat aan de vereisten voldoet
  3. Wacht op verificatie van het nieuwe document

Documenten verwijderen (prullenbak)​

Documenten worden niet direct permanent verwijderd, maar verplaatst naar de prullenbak (soft delete). Dit biedt u de mogelijkheid om per ongeluk verwijderde documenten te herstellen.

  1. Ga naar Documenten
  2. Selecteer het document
  3. Klik op Verwijderen
  4. Het document wordt naar de prullenbak verplaatst
Automatische opschoning

Documenten in de prullenbak worden na 30 dagen automatisch en permanent verwijderd. Dit is in overeenstemming met AVG-richtlijnen. Een beheerder kan documenten in de prullenbak herstellen zolang ze niet permanent zijn verwijderd.

Jaarlijkse herinnering

Upload jaarlijks uw nieuwe jaarafrekening van de energieleverancier. Verlopen documenten kunnen leiden tot een pauze in uw ERE-claims.

Tips​

Goede scans maken​

  • Gebruik een scanner-app op uw telefoon
  • Zorg voor goede belichting
  • Controleer of alle tekst leesbaar is
  • Scan alle relevante pagina's

Bestandsnamen​

Geef bestanden duidelijke namen, bijvoorbeeld:

  • Jaarafrekening_2024_Eneco.pdf
  • MID_certificaat_Alfen_Eve.pdf

Regelmatig controleren​

Controleer periodiek of al uw documenten nog geldig zijn. Verlopen documenten kunnen leiden tot een pauze in uw ERE-claims.