Jaaroverzichten beheren

Jaaroverzichten bundelen alle geverifieerde ERE-claims van een gebruiker of organisatie per kalenderjaar. Als beheerder beoordeelt u ingediende overzichten en verwerkt uitbetalingen.

Overzicht

Ga naar Admin > Jaaroverzichten voor het overzicht van alle jaaroverzichten.

Het overzicht toont:

• Eigenaar — Gebruiker of organisatie
• Type — Particulier of Bedrijf
• Jaar — Het kalenderjaar
• Status — Verwerkingsstatus
• kWh totaal — Totaal geladen kWh
• ERE totaal — Gegenereerde ERE's
• Waarde — Geschatte waarde
• Uitbetaling — Bedrag voor de klant, als dat al is berekend

Filteren

Filter het overzicht op:

• Status — Concept, Ingediend, Geverifieerd, Uitbetaald, Afgewezen
• Jaar — Selecteer een specifiek kalenderjaar
• Zoeken — Zoek op naam, e-mail of organisatienaam

Statussen en transities

Een jaaroverzicht doorloopt een vaste levenscyclus. Elke statuswijziging wordt getimestampt en (bij admin-acties) voorzien van een verantwoordelijke.

Status	Betekenis	Volgende stap
Concept (CONCEPT)	Gebruiker heeft overzicht gegenereerd; totalen zijn vastgezet op basis van de claims van dat moment	Indienen door gebruiker
Ingediend (INGEDIEND)	submittedAt is gezet; wacht op beoordeling	Verifiëren of afwijzen
Geverifieerd (GEVERIFIEERD)	verifiedAt + verifiedBy gezet; klaar voor uitbetaling	Uitbetalen of alsnog afwijzen
Uitbetaald (UITBETAALD)	paidAt + paidBy gezet; vergoeding is verwerkt	Eindstatus
Afgewezen (AFGEWEZEN)	rejectedAt + rejectionReason gezet; gebruiker kan opnieuw indienen	Opnieuw indienen door gebruiker

Toegestane transities

Van	Naar	Wie	Effect
Concept	Ingediend	Gebruiker	Lock-in van de totalen
Ingediend	Geverifieerd	Admin	Groen licht voor uitbetaling
Ingediend	Afgewezen	Admin	Verplichte reden, e-mail naar eigenaar
Geverifieerd	Uitbetaald	Admin	Bedrag markering en notificatie
Geverifieerd	Afgewezen	Admin	Alleen in uitzonderlijke gevallen
Afgewezen	Ingediend	Gebruiker	Her-aggregeert claims; rejectedAt en reden worden gewist

Welke claims worden meegenomen

Bij het genereren én opnieuw indienen verzamelt de service uitsluitend EREClaim-records met status VERIFIED of PAID én een period dat start met het gekozen jaar (bijvoorbeeld 2025-). Claims met status PENDING of REJECTED worden automatisch uitgesloten. Het aantal unieke period-waarden bepaalt het veld maanden gedekt.

Automatische uitsluitingscriteria

• Een overzicht kan alleen gegenereerd worden voor een voltooid kalenderjaar (jaar moet kleiner zijn dan het huidige jaar).
• Als er geen verifieerde of betaalde claims zijn voor dat jaar, weigert de backend met foutmelding Geen geverifieerde of betaalde ERE claims gevonden voor <jaar>.
• Per eigenaar per jaar kan er maar één niet-concept overzicht bestaan; een poging om opnieuw te genereren terwijl een INGEDIEND, GEVERIFIEERD, UITBETAALD of AFGEWEZEN overzicht aanwezig is, leidt tot 409 Conflict.
• Alleen Concept-overzichten worden bij hernieuwd genereren bijgewerkt met nieuwe totalen.

Jaaroverzicht verifiëren

Ingediende overzichten kunnen worden geverifieerd:

1. Filter op status Ingediend
2. Open het overzicht en doorloop de controlepunten
3. Klik op Verifieer
4. Bevestig de verificatie

De gebruiker ontvangt een e-mailnotificatie met het aantal gegenereerde ERE's en de geschatte waarde.

Controlepunten-checklist

Loop bij elke verificatie ten minste de volgende punten door voordat u goedkeurt:

#	Controle	Waarop letten
1	Aantal claims	claimCount komt overeen met het aantal verwachte maandrapportages (monthsCovered)
2	kWh-totalen	totalKwhCharged en totalEffectiveKwh komen overeen met de onderliggende geverifieerde kWh-records
3	Hernieuwbaar percentage	Het gewogen gemiddelde (renewablePercentage) ligt in de verwachte range voor het jaar
4	Commitmentperiode	commitmentPeriod sluit aan op de actieve machtiging voor dat jaar
5	Documenten	Documenten van de eigenaar (meterkastfoto, paspoort/KVK, ondertekende machtiging) zijn actueel en geverifieerd
6	Machtiging	Machtiging was actief gedurende het gehele overzichtsjaar en is nog niet verlopen
7	Verkochte claims	Als er soldValue aanwezig is, kloppen totalClientPayout en totalDenHartogRev (commissiepercentage consistent met feePercentage)
8	Eigenaartype	Dubbele eigendom is uitgesloten — alleen userId óf organizationId is gezet, nooit beide

Jaaroverzicht afwijzen

Als een overzicht niet valide is:

1. Klik op Afwijzen
2. Geef een reden voor de afwijzing op
3. Bevestig

De reden is verplicht. In de admininterface kunt u een standaardreden kiezen of een vrije tekstreden invullen. De eigenaar ontvangt deze reden per e-mail en kan een afgewezen overzicht opnieuw indienen.

Een jaaroverzicht kan functioneel vanuit Ingediend of Geverifieerd naar Afgewezen gaan.

Uitbetaling markeren

Geverifieerde overzichten kunnen als uitbetaald worden gemarkeerd:

1. Filter op status Geverifieerd
2. Klik op Uitbetaald of gebruik de bulkactie Markeer als uitbetaald
3. Bevestig de uitbetaling

De gebruiker ontvangt een e-mailnotificatie.

Bulk acties

Bulk verifiëren

1. Selecteer meerdere ingediende overzichten via de checkboxes
2. De actiebalk verschijnt met het aantal geselecteerde items
3. Klik op Verifieer om alle geselecteerde overzichten in één keer goed te keuren

Bulk afwijzen

1. Selecteer meerdere ingediende overzichten
2. Klik op Afwijzen
3. Geef één verplichte reden op voor de geselecteerde overzichten

Bulk uitbetalen

1. Selecteer meerdere geverifieerde overzichten
2. Klik op Markeer als uitbetaald
3. Bevestig de bulk uitbetaling

Tip

Verwerk jaaroverzichten bij voorkeur in batches per jaar. Filter eerst op het gewenste jaar en verwerk vervolgens alle ingediende overzichten tegelijk.

Eigenaar details

Bij particuliere overzichten kunt u op de naam van de eigenaar klikken om naar het gebruikersdetail te gaan. Daar vindt u aanvullende context zoals:

• Actieve machtiging en contractperiode
• Documentstatus
• kWh-historie
• Overige ERE-claims

Audit logging

Elke admin-actie op een jaaroverzicht schrijft een regel naar de AuditLog-tabel met entiteitstype ANNUAL_OVERVIEW, inclusief IP-adres en de verantwoordelijke admin.

Actie	action in log	Extra details
Verificatie	ANNUAL_OVERVIEW_VERIFIED	year, bij bulk ook bulk: true
Afkeuring	ANNUAL_OVERVIEW_REJECTED	year, reason (verplichte tekst)
Uitbetaling	ANNUAL_OVERVIEW_PAID	year, totalClientPayout, bij bulk ook bulk: true

Traceerbaarheid

Bekijk het volledige audit-spoor per overzicht via Admin > Audit Logs en filter op entityType = ANNUAL_OVERVIEW en het betreffende entityId. Zo ziet u precies welke admin wanneer de status heeft gewijzigd en met welke reden.

E-mailnotificaties

Iedere statusovergang in de admin-interface triggert een fire-and-forget e-mail naar de eigenaar (gebruiker bij persoonlijke overzichten, of de actieve EIGENAAR-medewerker bij organisatieoverzichten). Bij organisaties zonder actieve EIGENAAR wordt geen e-mail verzonden — controleer dan handmatig of de klant op de hoogte is.